【辦公效率】制訂工作計(jì)劃前必須問自己的5個(gè)問題

在開展一項(xiàng)新的工作之前，我們一般會(huì)制訂工作計(jì)十劃。我在制訂工作計(jì)劃前，一定會(huì)在腦中反復(fù)思考5個(gè)問題。現(xiàn)在請(qǐng)你也這樣做，在制訂工作計(jì)劃前好好思考下面這5個(gè)問題。

問題1：即將開展的這項(xiàng)工作是否和自己的價(jià)值觀相符合?

這個(gè)問題是和工作相關(guān)的所有問題中最重要的一個(gè)。不管多么簡(jiǎn)單的工作，只要這個(gè)問題的答案是“不”，你就根本不應(yīng)該開始做;相反，如果答案是“是"，不管這項(xiàng)工作多么困難、煩瑣，你也一定要努力完成。因此，無(wú)論即將開展的工作是短期的還是長(zhǎng)期的，是直接的還是間接的，你都要審視一下這項(xiàng)工作是否符合自己的價(jià)值觀。

問題2：即將開展的工作做到什么程度算是完成?是否有截止日期和具體步驟？

工作計(jì)劃一定要清晰、具體。要盡可能把具體的工作步驟和截止日期都寫清楚，越具體越好。像“對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行調(diào)查”這樣的話盡量不要寫在工作計(jì)劃里，而是應(yīng)該把要做的工作內(nèi)容具體化。比如，你可以在計(jì)劃里寫“確定5個(gè)同行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)公司”“聽取5位以上競(jìng)爭(zhēng)公司員工的意見”“收集兩家竟?fàn)幑镜匿N售數(shù)據(jù)”等。

問題3：即將開展的工作是否今天就可以完成？中途會(huì)不會(huì)感覺疲倦？

一定要把需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間的工作再細(xì)化。通常來(lái)講，需要花費(fèi)90分鐘以上的時(shí)間才能完成的工作會(huì)讓人降低工作效率。如果一直做一項(xiàng)工作，你很快就會(huì)感覺疲倦。所以，為了集中注意力，你可以以15分鐘為單位把工作內(nèi)容細(xì)化。

問題4：以后再做同樣的工作也要花費(fèi)這么長(zhǎng)的時(shí)間嗎？

就算以后還要做這項(xiàng)工作，和這次從頭開始做所花費(fèi)的時(shí)間應(yīng)該差不多”，有這種想法的人不在少數(shù)。其實(shí)，這種想法簡(jiǎn)直是大錯(cuò)特錯(cuò)了。這次做這項(xiàng)工作多花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，下次就可以大大縮短所需時(shí)間。比如，為了以后方便使用相關(guān)資料，你可以將其進(jìn)行分類;為了防止出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，你可以做個(gè)資料清查單?？傊?，多花的一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間對(duì)你將來(lái)遇到與其相關(guān)的工作會(huì)很有幫助。

問題5：把工作交給其他人做是否效果更好？

把工作交給其他人做，借用他人之力，是為了提高整體的工作效率。個(gè)人的力量總是有限的。和發(fā)揮一個(gè)人的力量比起來(lái)，發(fā)揮整個(gè)團(tuán)隊(duì)的力量會(huì)取得更好的效果。

但是，不善于給別人安排工作的人，往往都是一些業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)的人。他們硬是一個(gè)人抱著工作不放手，結(jié)果往往是費(fèi)力不討好。

不要因?yàn)樽约耗茏鼍腿甲约鹤?，而是?yīng)該認(rèn)識(shí)到，如果你能把這項(xiàng)工作要花費(fèi)的時(shí)間節(jié)省出來(lái)去做別的事情，整體上可能取得更大的工作成果。你一定要學(xué)會(huì)從顧全大局的角度考慮問題。

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