【辦公效率】將工作計劃表的用處發(fā)揮到極致
要將計劃具體化、細分化
你在制訂工作計劃表時，一定要將計劃具體化、細分化。
所謂“具體化”，指的是用一些可以衡量的標準限定所列的計劃。比如，你可以把“學(xué)習(xí)商務(wù)英語”這種模糊的計劃具體化為“朗讀教材的第一課”“背誦10個商務(wù)英語核心短句”等
所謂“細分化”，指的是把計劃以天為單位細分。你要保證計劃中每天所分配的工作量都是可以在當(dāng)天完成的，這才是重點。用零碎時間來處理的任務(wù)盡量控制在15分鐘以內(nèi)完成，那些需要集中注意力的任務(wù)也要盡可能控制在90分鐘以內(nèi)完成。長時間做同一個工作會降低你的注意力，也很難讓你產(chǎn)生靈感。對于每天或每周要做的工作，如果已經(jīng)完全形成了習(xí)慣，你可以不把它們寫進計劃表里。
把計劃進行具體化和細分化以后，你還要把計劃按照目的劃分成幾個大類。這樣，你就可以集中精力做同一個類型的事情。
因為所列的計劃都是必須完成的，所以不用給它們排列先后順序。一旦給計劃排列了先后順序，對于那些靠后的工作就有可能不做了。你可以根據(jù)自己的時間靈活掌握各個工作的順序。以天為單位的工作計劃表不用附加截止日期，其他時間要做的事情應(yīng)該把它列在那個時間的計劃表里。
如果可能的話，我強烈建議使用專門的軟件管理你的工作計劃。
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