【辦公效率】不用文件夾，而是用標(biāo)簽給文件分類(lèi)

√ 如何給文件“貼標(biāo)簽”？

職場(chǎng)中人使用電腦辦公時(shí)，用文件夾給文件分類(lèi)會(huì)有一些缺陷。因?yàn)橛行┪募Y料會(huì)與好幾個(gè)文件夾的內(nèi)容相關(guān)，這時(shí)你就不知道要把這文件放進(jìn)哪個(gè)文件夾。

舉個(gè)例子，假如你的電腦中有“人事部”和“銷(xiāo)售部”文件夾，當(dāng)你整理“銷(xiāo)售部員工錄用情況”這個(gè)文件時(shí)，你覺(jué)得應(yīng)該把它放進(jìn)哪個(gè)文件夾里呢？

因此，用文件夾給文件分類(lèi)，不管你分得多么細(xì)，總會(huì)遇到無(wú)法準(zhǔn)確定位文件的情況。

如果你用標(biāo)簽給文件分類(lèi)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題變得容易許多。我把這種分類(lèi)方法叫作“標(biāo)簽分類(lèi)法"。

具體操作就是，你不再把文件放置到文件夾中，而是給每一份文件都起一個(gè)名字，就像給它們貼標(biāo)簽一樣。注意，當(dāng)你給文件起名字的時(shí)候，一定要把這份文件涉及的關(guān)鍵詞都寫(xiě)進(jìn)它的“標(biāo)簽”里，這樣，只要你檢索關(guān)鍵詞，就能迅速找到你需要的文件。

實(shí)際上，你可以使用Gmail和EverNote來(lái)享受專(zhuān)業(yè)的檢索服務(wù)，或者更簡(jiǎn)單一點(diǎn)，你在給文件“貼標(biāo)簽”時(shí)都遵循一定的規(guī)律，比如前面提到的“銷(xiāo)售部員工錄用情況”那個(gè)文件，你可以把它更名為“人事相關(guān)——銷(xiāo)售部員工錄用.doc"。這樣，“人事”“銷(xiāo)售”和“錄用”等關(guān)鍵詞都成為了檢索對(duì)象，通過(guò)Windows系統(tǒng)自帶的檢索功能或者 Google Desktop你就能迅速地想這個(gè)文件。

比起用文件夾對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，我認(rèn)為還是給文件“貼標(biāo)簽”更好一些，你能更高效地查到相關(guān)資料。

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